Содержание
- Что такое отказное письмо
- Для каких товаров оно нужно
- Кому выгодно отказное письмо
- Где можно его получить
- Какие документы нужны для оформления
- Что должно быть указано в отказном письме
- Сколько действует отказное письмо
- Что будет, если не оформить отказное письмо
- Как оформить отказное письмо
Отказное письмо: для каких товаров нужно и как оформить?
Качество и безопасность продукции, поступающей в продажу на территории России, должны быть подтверждены уполномоченными органами. Для большинства товаров документом, который свидетельствует об успешно пройденной проверке, является сертификат или декларация. Но есть ряд изделий, для которых получить такую бумагу не удастся, поскольку они не подлежат обязательной оценке соответствия. Тем не менее поставщики нередко сталкиваются с необходимостью предоставить документальное обоснование этого факта. Например, такое требование хорошо известно продавцам на маркетплейсах. Выполнить его помогает специальный инструмент — отказное письмо.
Что такое отказное письмо
Это документ, который официально подтверждает, что продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию.
На законодательном уровне оформление отказных писем на товары не регулируется: нет строгих требований к их содержанию, порядку выдачи, случаям предоставления. Но на практике такие письма получили широкое распространение. Это объясняется тем, что удостовериться в отсутствии необходимости сертифицировать или декларировать определённый товар человеку со стороны сложно.
Между тем качество и безопасность продукции интересуют многих, а на слово продавцу верят далеко не все. Если у него запрашивают разрешительный документ, которого нет, поставщик может предоставить отказное письмо, оформленное в сертификационном центре.
Для каких товаров оно нужно
Требования к обязательной оценке соответствия продукции перед выпуском в оборот на российском рынке содержатся в Постановлении Правительства РФ № 2425 от 23.12.2021 и технических регламентах Таможенного союза (на сегодняшний день действуют 52). В этих документах приведены перечни продукции, на которую нужно в обязательном порядке получить либо сертификат, либо декларацию соответствия. Это самые разнообразные категории товаров: от детских вещей и продуктов питания до одежды и бытовой химии. По сути, в списки входит продукция, которая так или иначе может повлиять на здоровье людей и состояние окружающей среды, поэтому она должна проходить предварительную проверку на безопасность.
Соответственно, на те изделия, которые не содержатся в указанных перечнях, теоретически может потребоваться отказное письмо. Например, это актуально для следующих популярных видов товаров:
- сувениров;
- искусственных цветов;
- аксессуаров для волос и бижутерии для взрослых;
- ёлочных украшений;
- аксессуаров для гаджетов.
Чтобы проверить, содержится ли конкретный товар в списках на сертификацию либо декларирование, нужно определить его код ТН ВЭД и посмотреть, нет ли строчки с соответствующим кодом в приложениях к Постановлению Правительства РФ № 2425 и ТР ТС. Однако на изучение вопроса таким образом придётся потратить массу времени, при этом важно не ошибиться с выбором кода ТН ВЭД. Чтобы быстро разобраться в ситуации, лучше проконсультироваться с профессионалами. Специалисты «Российского сертификационного центра» помогут правильно определить код продукции, проверить её по нормативным актам и получить отказное письмо в случае необходимости.
Кому выгодно отказное письмо
Документ пригодится многим участникам оборота:
- Продавцам на Wildberries, Ozon, «Яндекс.Маркете» и других маркетплейсах. Одни операторы требуют загрузить письмо или указать его реквизиты уже на этапе создания карточки товара, другие просят предоставить позднее, например при поступлении жалобы от покупателя. Впрочем, отказное письмо актуально и для продавцов, действующих за пределами маркетплейсов. Оно помогает реагировать на претензии потребителей по поводу качества продукции, а также проходить проверки контролирующих органов.
- Производителям, чтобы подтвердить своё законное право на изготовление и реализацию продукции.
- Импортёрам для более оперативного и беспроблемного прохождения процедур таможенного контроля.
Оформить отказное письмо на свою продукцию может не только юридическое лицо, но и индивидуальный предприниматель, а также самозанятый.
Где можно его получить
Поскольку на уровне законодательства процедура оформления документа не регламентируется, теоретически его может выпустить любая организация. Другое дело, что от авторства зависит степень доверия к отказному письму. Если оно будет оформлено лицом, которое не является компетентным в этой сфере, у участников оборота могут возникнуть сомнения в его корректности.
Продавец может для начала попробовать запросить письмо у производителя товаров. Но если тот его не предоставит или документ нужен самому изготовителю, стоит обратиться в специализированную организацию. «Российский сертификационный центр» сотрудничает с аккредитованными органами по сертификации. Отказное письмо, оформленное от имени и на бланке одного из таких учреждений, безоговорочно принимается всеми интересующимися лицами.
Какие документы нужны для оформления отказного письма
Комплект необходимых материалов включает:
- заявление;
- реквизиты заявителя;
- описание характеристик товаров, для которых оформляется письмо;
- контракт или инвойс, если речь идёт об импортной продукции;
- коды ТН ВЭД и ОКПД2.
Если у вас есть сомнения по поводу кодов, эксперты РСЦ помогут их определить после изучения информации о продукции.
Что в нём должно быть указано
Документ составляется в произвольной форме, которую самостоятельно устанавливает каждый орган по сертификации. Тем не менее отказное письмо имеет стандартное содержание, предопределённое целями его оформления. Обычно в нём указываются:
- информация об организации, выдавшей письмо;
- сведения о заявителе;
- информация о товарах с кодами ТН ВЭД, в отношении которых выпущена бумага;
- обоснование со ссылкой на постановления и регламенты, в которых отсутствуют требования о сертификации или декларировании продукции;
- срок действия письма;
- дата составления, номер документа.
Важно: можно сделать одно письмо для целого перечня товаров без принципиального ограничения по количеству позиций. Если заказать такой единый документ для всего ассортимента, это позволит сэкономить. Однако при значительном объёме артикулов экспертам потребуется проделать больше работы по проверке регламентов, и цена может несколько вырасти.
Также нужно понимать, что дополнить письмо впоследствии не получится. Например, при появлении у продавца в номенклатуре нового артикула придётся:
- оформить на новинку отдельное отказное письмо;
- заказать обновлённый документ для всего ассортимента, включая дополнительную позицию.
Сколько действует отказное письмо
Существует два варианта оформления документа: с ограниченным периодом действия (как правило, в течение 1 года) и без указания срока. Второй вариант кажется удобнее, поскольку в этом случае письмо действует условно бессрочно. Но есть важный нюанс: оно утратит силу в случае изменения нормативных актов, указанных в бумаге и содержащих перечни сертифицируемой продукции. Причём письмо перестанет действовать, даже если нововведения не коснутся именно того товара, о котором в нём идёт речь. Поскольку регламенты периодически обновляются, за этим моментом нужно следить, чтобы своевременно получить новый документ. Кроме того, новое отказное письмо придётся заказать, если у заявителя изменятся юридическое лицо и реквизиты, указанные в тексте документа.
Что будет, если не оформить отказное письмо
С одной стороны, по закону у производителей и поставщиков нет обязанности получать этот документ. С другой стороны, его отсутствие влечёт за собой ряд рисков:
- Если маркетплейс запросит отказное письмо, у продавца будет ограниченный срок на его предоставление. Например, Ozon даёт партнёрам 3 рабочих дня на выполнение требования. Затем карточку товара скроют, а возобновить торговлю можно будет только после передачи письма. Если такое случится со многими артикулами, оператор имеет право заблокировать аккаунт продавца.
- Если в ходе проверки у контролирующих органов появятся к поставщику вопросы, связанные с отсутствием разрешительной документации, продажи тоже придётся приостановить до получения отказного письма.
- Импортёр рискует столкнуться с задержками на таможне, если у её сотрудников возникнут сомнения в возможности ввоза продукции без сертификата или декларации.
В подобных ситуациях речь прежде всего идёт о потере ценного времени и недополучении прибыли. Но, кроме того, возможны и репутационные издержки, если продавец не сможет оперативно подтвердить потребителям, что его товар качественный и безопасный.
Как оформить отказное письмо
Заблаговременное получение письма на товары, которые не требуют сертификации или декларирования, — это гарантия бесперебойности продаж и отсутствия претензий со стороны госорганов. Заказать документ очень просто: достаточно по электронной почте направить в «Российский сертификационный центр» заявку и материалы по списку, приведённому выше. Подготовка отказного письма займёт всего 1–2 дня. Готовый документ будет отправлен вам курьерской службой.
